Diensten en expertise

We bieden de volgende diensten aan:

Vastleggen eisen

Bij elk bouwproject zijn er eisen waaraan voldaan moet worden. Eisen vanuit de opdrachtgever, maar ook eisen vanuit andere stakeholders, zoals bijvoorbeeld toezichthoudende instanties, gebruikers of interne partijen zoals assetbeheerders of facility managers. Het is niet altijd makkelijk om overzicht te houden over al deze eisen. Daarom wij helpen partijen bij het identificeren, verzamelen en structuren van eisen.

Wij doen dit op dit op een digitale manier, gebruikmakend van de applicatie BriefBuilder. We gaan dus niet zitten stoeien met allerhande documenten—rapporten, handboeken, Excelsheets, emails—maar leggen alles digitaal vast, op één plek. Het werken met documenten is namelijk veel te gefragmenteerd. Eisen zitten dan ‘verstopt’ in teksten, waardoor ze lastig vindbaar zijn, wijzigingen niet goed te beheren zijn, er allerlei tegenstrijdigheden insluipen, en systematische verificatie praktisch onmogelijk is. Dit is een klassiek probleem dat in de bouw veel geld kost en voor vertragingen zorgt.

Dus, weg met die stapels documenten. Met behulp van BriefBuilder leggen we eisen integraal en systematisch vast. Alle eisen zijn dan makkelijk vindbaar en beheersbaar. We zorgen ervoor dat de vraagspecificatie compleet, consistent en duidelijk is. Deze aanpak biedt een solide basis voor aanbesteding en maakt kwaliteitsbeheersing tijdens ontwerp, uitvoering en beheer mogelijk. Het reduceert faalkosten en zorgt voor een efficiënter proces.

Activiteiten

  • Opstellen en modelleren van eisen;
  • Aansturing en begeleiding projectbetrokkenen bij opstellen eisen;
  • Review bestaande eisdocumenten (PvE’s,  handboeken, …);
  • Vastleggen en structureren eisen (o.a. koppelen aan objecten/ruimten);
  • Beheer van eisen in BriefBuilder (wijzigingenbeheer, VTW’s, …).

Eisenanalyse

In veel projecten ligt er reeds een uitgebreid eisenpakket op het moment dat wij aan boord komen. In dat geval kunnen zowel opdrachtgever als opdrachtnemer ondersteunen met maken van een zogeheten eisenanalyse. Een eisenanalyse is een systematische review van alle eisen waarbij per eis gekeken wordt of deze ‘smart’ is, oftewel: duidelijk, toetsbaar en realiseerbaar. We kijken ook waar er eventuele lacunes en onduidelijkheden zitten en welke eisen prijsopdrijvend of risicovol zijn, waardoor we vroegtijdig het risico op faalkosten en inefficiënties kunnen minimaliseren.

We kunnen ook per eis aangeven waar een eis vandaan komt (brondocument) of vanuit welke partij een eis geformuleerd is (stakeholder). Ten behoeve van de kwaliteitsturing aan de opdrachtnemende kant kunnen we per eis aangeven wie er verantwoordelijk is voor de uitwerking ervan zodat de rolverdeling binnen een projectteam of consortium duidelijk is.

Activiteiten

  • Beoordelen eisen op compleetheid, consistentie en duidelijkheid;
  • Koppelen van eisen aan specifieke stakeholders of brondocumenten;
  • Toedelen verantwoordelijkheden voor eisen (bijv. binnen een consortium);
  • Aanscherpen, verbeteren programma’s van eisen/vraagspecificaties.

Verificatie & compliance management

Ten behoeve kwaliteitsbeheersing ondersteunen we projectteams bij het opstellen van verificatieplannen en uitvoeren van verificaties. In een verificatieplan (ook wel aangeduid als commissioning plan of toetsplan) worden de verschillende toetsmomenten vastgelegd. Per fase geven we aan welke eisen er getoetst moeten worden, wie (persoon of partij) er verantwoordelijk is, volgens welke methode er getoetst moet worden en welke bewijslast er aangeleverd moet worden.

Aan de hand van dit verificatieplan kunnen vervolgens de desbetreffende verantwoordelijken aan de gang met de daadwerkelijke verificatie van oplossingen aan de gestelde eisen. We helpen ze bij het vastleggen van verificatieresultaten (voldoet/voldoet niet) en het bijbehorende bewijsdocument (productblad, tekening, berekening …) in BriefBuilder. Aan de hand van overzichtelijke rapportages informeren we de projectleiding over voortgang en de algehele “rate of compliance” in verschillende fases van het project.

Parallel aan het verificatieproces vindt meestal ook een wijzigingenproces plaats. Uit verificaties kan blijken dat eisen niet duidelijk omschreven zijn (waardoor ze niet verifieerbaar zijn) of dat eisen aangepast moet worden. Dit proces faciliteren wij door het opzetten van een ‘verzoek tot wijzigingen’ (VTW) procedure, binnen de applicatie BriefBuilder, en door projectteams te helpen bij het traceerbaar vastleggen van wijzigingen.

Activiteiten

  • Opstellen/inrichten verificatieplannen per fase;
  • Ondersteunen bij het uitvoeren van verificaties;
  • Generen van dashboards tav voortgang en ‘compliance rate’;
  • Ondersteuning projectteams in het gebruik van BriefBuilder als verificatieinstrument;
  • Vastleggen wijzigingsverzoeken (VTW’s) naar aanleiding van verificaties.

BIM integratie

Door eisen digitaal vast te leggen in BriefBuilder kunnen we ontwerp- en engineeringteams helpen bij het koppelen van deze eisen aan BIM-modellen. Dat is nuttig want eisen vormen het vertrekpunt van een BIM-model. Ontwerpvoorstellen kunnen sneller en beter worden toegespitst op de eisen van de opdrachtgever.

Deze integratie kunnen we bewerkstelligen door onze samenwerking met BIM-deskundigen zoals BIMplan, BIM optimaal, BIMLink, Cad & Company en BIM Connected. Al deze partijen hebben slimme oplossingen ontwikkeld waarmee BIM-modellen gekoppeld kunnen worden met BriefBuilder. Met een paar muisklikken weet je welke eisen bij welk object horen en vice versa. Ook is het mogelijk om ontwerpoplossingen automatisch te verifiëren op ‘compliance’ met de gestelde eisen, bij voorbeeld wat betreft aantallen, oppervlaktes en aantallen e- en w-voorzieningen per ruimte.

Activiteiten

  • Faciliteren data-uitwisseling tussen eisenmodel en ontwerpmodel;
  • Eisen in ontwerpmodel tonen;
  • Definiëren relevante testroutines;
  • Begeleiden en instrueren ontwerpteams mbt automatische toetsing.

Ontwikkelen eisenbibliotheken

Professionele opdrachtgevers (bijv. rijksoverheid, vastgoedontwikkelaars, zorginstellingen) hanteren vaak standaardeisen voor projecten. Deze standaarden kunnen gaan over ruimtetypen met generieke eisen, over uniforme eisen uit technische handboeken of over gestandaardiseerde procedures. Wij ondersteunen bij het systematisch vastleggen van deze eisen in eisenbibliotheken in BriefBuilder.

Door eisen vast te leggen in eisenbibliotheken wordt het mogelijk om sneller projectspecifieke vraagspecificaties op te stellen. Projectleiders hoeven dan niet telkens het wiel opnieuw uit te vinden, maar maken gebruik van standaarden. Dat is niet alleen efficiënt, maar waarborgt ook consistentie en uniformiteit in de kwaliteit van projecten. Idealiter wordt hier ook nog een ‘feedback’ aan toegevoegd die ervoor zorgt dat kennis uit projectevaluaties en verificaties gebruikt wordt om eisen steeds weer beter en scherper te maken. Ook bij dergelijk ‘bibliotheekbeheer’ kunnen we projectteams bijstaan.

Activiteiten

  • Modelleren standaardeisen in BriefBuilder;
  • Review en analyse van standaardeisen;
  • Projectondersteuning bij gebruik en beheer eisenbibliotheken;
  • Evaluatie projecten en doorvoeren feedback in eisenbibliotheken.

BriefBuilder – ondersteuning & implementatie

Zoals gezegd, maken wij bij onze werkzaamheden actief gebruik van de softwareapplicatie BriefBuilder. Gezien onze ervaring en expertise in het gebruik van BriefBuilder, kunnen wij projectteams actief ondersteunen in het gebruik van deze software. Vanuit die rol zijn we dan verantwoordelijk is voor het opzetten van de projectstructuur en ondersteunen van alle projectteamleden. Denk ook aan taken als het modelleren van eisen, gebruikersbeheer, versiebeheer, de import- en export van data en het genereren rapportages.

Organisaties die BriefBuilder willen integreren in hun standaard werkwijze (bijv. professioneel opdrachtgevers of ingenieurs- en/of projectmanagementbureaus) kunnen we helpen met de implementatie van BriefBuilder. We helpen dan met het verkrijgen van draagvlak, het opzetten van een uniforme projectaanpak en het opleiden van medewerkers.

Activiteiten

  • Ondersteuning organisaties/projectteams in gebruik BriefBuilder;
  • Instructies, cursussen en training-on-the-job;
  • Modelleren projectinformatie (eisen, verificaties, VTWs);
  • Begeleiding van evt. pilotprojecten;
  • Ontwikkelen uniforme werkmethodiek en modelstructuren.